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Le délai pour engager une procédure disciplinaire

L’employeur dispose d’un délai de deux mois pour déclencher la procédure disciplinaire c’est-à-dire convoquer le salarié à l’entretien préalable (art. L.1332-3 C. trav.).

Le délai court à compter du jour où l’employeur a eu connaissance des faits fautifs.

Comportement persistant. L’employeur peut également prendre en compte un fait antérieur à deux mois si le comportement du salarié a persisté dans ce délai (Cass. Soc., 22 septembre 2011, n°09-72.876). Toutefois, aucune sanction antérieure de plus de trois ans à l’engagement des poursuites disciplinaires ne peut être invoquée à l’appui d’une nouvelle sanction disciplinaire (art. L.1332-5 C. trav.).

Faute grave. En cas de faute grave du salarié, l’employeur doit réagir dans un délai restreint. En effet, la faute grave est celle qui rend impossible le maintien du salarié dans l’entreprise. Si la réaction de l’employeur est tardive, la faute ne saurait être considérée comme grave. Toutefois, l’employeur pourra prendre le temps d’effectuer des vérifications et reporter la convocation du salarié. Ensuite, il devra le convoquer sans attendre.

La convocation du salarié

L’employeur doit convoquer le salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

La convocation n’est pas obligatoire pour les sanctions mineures n’ayant pas d’incidence sur la présence du salarié dans l’entreprise, par exemple, l’avertissement (art. L. 1332-2 C. trav.).

La lettre de convocation doit mentionner :

  • la sanction envisagée. Il n’est pas nécessaire de préciser les griefs reprochés au salarié (Cass. Soc., 6 avril 2016, n°14-23.198),
  • la date, l’heure et le lieu de l’entretien préalable, celui-ci devant être organisé dans un délai raisonnable permettant au salarié de préparer l’entretien. Si la sanction envisagée est le licenciement, ce délai ne peut être inférieur à cinq jours ouvrables à compter de la réception de la convocation,
  • la possibilité pour le salarié de se faire assister par :
    • une personne de son choix  appartenant au personnel de l’entreprise,
    • un conseiller extérieur inscrit sur la liste préfectorale pour les entreprises ne disposant pas de représentants du personnel, si la sanction envisagée est un licenciement.
Le cas particulier de la convocation du salarié en arrêt maladie

La maladie n’entraîne ni l’interruption du délai, ni la suspension du délai.

Ainsi, l’employeur n’a pas l’obligation de reporter l’entretien préalable.

  • Si l’employeur poursuit la procédure, il est préférable de convoquer le salarié pendant ses horaires de sortie, le cas échéant, en le convoquant à nouveau. Dans ce cas, l’employeur doit veiller à respecter le délai de prescription de deux mois.
  • Si le salarié ne peut pas se déplacer, l’employeur devra respecter le droit du salarié de préparer sa défense en lui donnant la possibilité de se faire représenter ou de fournir des explications écrites.
L’entretien préalable à la sanction disciplinaire

Lors de l’entretien, l’employeur expose au salarié le motif de la sanction disciplinaire qu’il envisage de prendre et recueille ses explications (art. L. 1332-2 C. trav.).

Il n’est pas tenu de lui communiquer les pièces éventuelles sur lesquelles il se fonde (Cass. Soc., 18 février 2014, n°12-17.557).

A l’issue de l’entretien, l’employeur pourra déterminer la sanction la plus appropriée.

Le délai d’un mois pour notifier la sanction disciplinaire

La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien (art. L. 1332-2 C. trav.).

L’employeur motive et notifie la sanction disciplinaire au salarié, c’est-à-dire qu’il l’informe par écrit de sa décision et lui présente les motifs (art. L. 1332-2  et R. 1332-2 C. trav.).

Les juges considèrent comme injustifiée la sanction dénuée de motivation (Cass. Soc., 7 novembre 2007, no06-42.988). En conséquence, l’absence de motivation est une cause d’annulation de la sanction (Cass. Soc., 25 mai 2004, no02-41.900). S’agissant du licenciement, cf.  « La contestation d’un licenciement ».

En cas de report de l’entretien, le point de départ du délai d’un mois pour notifier la sanction dépend de celui qui a pris l’initiative du report :

  • Si l’employeur a pris l’initiative de reporter l’entretien, le délai court à compter de la date initialement prévue.
  • Si le salarié a demandé le report à l’employeur ou a informé l’employeur de son absence avant que celui-ci ne reporte l’entretien, le délai d’un mois court à compter du nouvel entretien.
L’exécution de la sanction disciplinaire

L’employeur peut faire exécuter la sanction disciplinaire une fois qu’il l’a notifiée.

S’il est nécessaire de respecter de délai d’un mois pour notifier la sanction, ce délai ne s’impose pas à l’exécution, c’est-à-dire à la réalisation effective de la sanction. Toutefois, l’employeur doit veiller à exécuter la sanction dans un délai raisonnable. C’est ainsi que la Cour de cassation a jugé qu’un délai de vingt mois pour l’exécution d’une mise à pied s’analysait en une renonciation à la sanction (Cass. Soc., 10 juillet 2002, n°00-40.917).

Enfin, s’agissant du salarié en arrêt maladie, il convient de distinguer selon que la date d’exécution de la sanction disciplinaire précède ou non la délivrance de l’arrêt de travail :

  • si l’arrêt de travail est délivré avant la notification de la sanction, l’employeur peut reporter la date de son exécution,
  • si l’arrêt de travail est délivré après que la sanction et sa date d’exécution soient arrêtées, la date d’exécution ne peut plus être modifiée, même si le contrat de travail du salarié est suspendu pour cause de maladie (Cass. Soc., 21 octobre 2003, n°01-44.169), et sauf fraude du salarié.

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